Strategi Implementasi TI dalam Meningkatkan Kompetensi SDM di Perusahaan

Di masa globalisasi dan era perdagangan bebas dapat dilihat bahwa lingkungan yang harus dihadapai oleh suuatu perusahaan semakin kompleks serta semakin sukar untuk diramalkan. Hal itu disebabkan oleh perkembangan teknologi yang semakin cepat, pergeseran pada ekonomi digital dan e-commerce yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan tinggi, pasar yang terpecah belah dalam cakupan geografi yang luas sehingga menuntut spesialisasi bidang yang jelas, perbaikan-perbaikan dan inovasi-inovasi yang dilakukan oleh setiap perusahaan untuk mendapatkan keunggulan bersaingnya serta ditambah lagi dengan munculnya industri-industri lain yang tentu saja meningkatkan intensitas persaingannya semakin besar. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan yang benar-benar siap menghadapi semua itulah yang akan bertahan dan terus berkembang.

Mengingat penting dan strategisnya sumberdaya manusia dalam suatu organisasi / perusahaan maka para manajer SDM pada saat ini haruslah berpikir untuk lebih inovatif dalam mengoptimalkan / meningkatkatkan kompetensi sumberdaya manusia yang dimilikinya sehingga perusahaan dapat lebih bersaing dengan competitor lainnya. Untuk meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia yang dimiliki perusahaan dalam menghadapi era globalisasi sehingga perusahaan dapat tetap exist dalam persaingan dengan competitor, maka perusahaan dapat menerapkan strategi-strategi baik berupa pelatihan dan pengembangan atau memberikan fasilitas pendukung bagi sumber daya manusia yang merupakan ujung tombak dalam menghadapi competitor sehingga dapat memenangkan persaingan bisnis yang dihadapinya.

Strategi pemberian fasiltas pendukung yang dapat diberikan kepada sumber daya manusia yang ada diperusahaan dalam menghadapi competitor adalah strategi Implementasi Teknologi Informasi, karena saat ini teknologi informasi telah menjadi bagian yang terpenting baik di lingkungan intern perusahaan dalam mengolah kekuatan dan kelemahan yang ada pada perusahaan serta mengolah faktor lingkungan eksternal ( Peluang dan ancaman ) yang dihadapi perusahaan.Teknologi Informasi diimplementasikan dengan rencana bisnis strategis yang dapat menyatukan informasi sebagai sumber daya yang perlu digunakan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, dan didukung oleh suatu rencana strategis untuk sumber daya informasi.

Teknologi Informasi Industri Garment

Persaingan global yang semakin kompetitif pada perusahaan manufaktur berdampak pada siklus hidup produk yang semakin pendek dan kecenderungan penurunan harga dalam waktu yang relatif singkat. Kondisi ini berpengaruh terhadap pengendalian jumlah produksi pada perusahaan manufaktur dan stok produk di masing-masing distributor yang didasarkan pada permintaan pelanggan. Fluktuasi permintaan pelanggan yang terjadi di setiap distributor menyebabkan ketidakpastian dalam pengendalian produk dan proses produksi bagi perusahaan manufaktur yang berimbas juga pada masalah pemesanan material ke pemasok (Davis dalam Verwijmeren, 1999). Keputusan penentuan jumlah produksi yang kurang tepat dapat menyebabkan kerugian baik bagi perusahaan manufaktur yang bersangkutan, pemasok maupun distributor (Gunasekaran, 1998).

Penelitian mengenai perancangan sistem informasi untuk mengintegrasikan sistem perusahaan dalam supply chain telah banyak mendapat perhatian dalam literatur. Elram (1991) menjelaskan perlunya sharing data dan informasi antara perusahaan manufaktur, pemasok dan distributor untuk pengendalian stok dalam supply chain. Verwijmeren (1999) menegaskan secara ekspisit tentang pentingnya teknologi informasi dalam pengendalian stok produk pada distributor yang terdistribusi. Westwood (1999) mengembangkan model pengendalian stok pada beberapa distributor dengan melakukan pemindahan stok di antara distributor. Zhou, et. al. (2000) memperhatikan model kerja sama antara perusahaan dengan perusahaan rekanan dan pemasoknya untuk menentukan pemilihan rekanan dalam menangani suatu kontrak. Hisyam dan Samadhi (2001) menambahkan sistem pendukung keputusan untuk merespon pesanan dari pelanggan yang berfluktuasi pada extended enterprise berbasis web. K.F. Au & Ho (2002) mengimplementasikan model transaksi elektronik antar perusahaan pakaian di Hongkong yang tergabung dalam supply chain. Salah satu yang terpengaruh dengan adanya perubahan lingkungan tersebut adalah proses produksi, Yaitu otomatisasi pabrikasi. Dengan penerapan teknologi ini, maka proporsi biaya overhead dalam elemen harga pokok produksi akan menempati porsi yang lebih besar sehingga diperlukan kalkulasi dan pembebanannya kepada harga pokok produk sesuai dengan proporsi aktivitas yang dikonsumsi. Dalam sistem kalkulasi biaya tradisional biaya overhead dialokasikan secara arbitrer kepada harga pokok produk. Hal ini akan menghasilkan harga pokok produk yang tidak akurat atau terjadinya distorsi penentuan harga pokok produk per unit sehingga tidak bisa diandalkan dalam mengukur efisiensi dan produktivitas.

Penentuan harga pokok per unit yang lebih akurat penting bagi manajemen sebagai dasar untuk pembuatan keputusan.

Manajemen dapat dipermudah dalam membuat berbagai keputusan, antara lain :

(1) menentukan harga jual,

(2) mempertimbangkan menolak atau menerima suatu pesanan,

(3) memantau realisasi biaya,

(4) menghitung laba rugi tiap pesanan, dan

(5) menentukan harga pokok persediaan produk jadi dan produk dalam proses yang akan disajikan di neraca(Daljono, 2004).

Agar tidak terjadi distorsi penentuan harga pokok per unit, banyak perusahaan yang mengadopsi penggunaan sistem penentuan harga pokok (costing) berbasis Teknologi Informasi terintegrasi dengan harapan manajemen melakukan analisis profitabilitas, mendorong perbaikan proses,mengembangkan ukuran kinerja yang lebih inovatif, dan dapat berpartisipasi dalam perencanaan.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan di Hotel dengan Penerapan Sistem Informasi Terintegrasi

Banyak hotel terutama yang berskala Internasional sudah menyediakan pelayanan Reservation Online. Tetapi masih banyak juga beberapa hotel menengah dan kecil yang belum memanfaatkan teknologi informasi yang terintegrasi untuk menambah nilai kepuasan tamu hotel. Dengan daya saing yang semakin ketat dalam bisnis perhotelan maka hotel-hotel berskala bawah dan menengah harus dapat melakukkan persaingan untuk mendapatkan pelanggan.Dengan penerapan Sistem Teknologi Informasi terintegrasi pada sebuah hotel banyak memberikan manfaat yang banyak bagi pihak manajemen hotel antara lain :

RESERVATION

Modul Reservation adalah sistem yang dibuat untuk membantu proses proses pencatatan reservasi hotel.

Dengan modul ini data-data reservasi hotel akan terkumpul secara komputerisasi dan juga kegiatan reservasi tersebut dapat terkontrol dan termonitor secara effektif dan effisien.

SERVICE

Modul Service adalah sistem yang dibuat untuk pencatatan service untuk setiap kamar. Dengan modul ini da a-data service kamar hotel akan terkumpul secara komputerisasi dan juga kegiatan Service tersebut dapat terkontrol dan termonitor secara effektif dan efficient.

CHECK-IN

Modul Check-In yang disiapkan sebagai tools untuk pencatatan Check-In. Dengan modul ini data-data Check-In tamu hotel akan terecord secara tepat dan akurat.

CHECK-OUT

Modul Check-Out disiapkan untuk pencatatan Check- Out. Dengan modul ini data-data Check-Out tamu hotel akan terecord secara tepat dan akurat.

BILLING

Modul Billing merupakan fasilitas yang disediakan untuk Informasi billing untuk setiap kamar. Melalui modul ini diharapkan perusahaan terutama bagian Finance dapat dengan mudah dan lebih akurat dalam menilai proses billing sehingga tingkat kesalahan yang diakibatkan oleh human error dapat diminimalkan.

HOUSE KEEPING

Modul House Keeping merupakan fasilitas yang disediakan untuk pencatatan dan status setiap kamar. Modul ini akan membrikan informasi status setiap kamar secara cepat, tepat dan akurat .

ADMINISTRATION

Modul Administration adalah sebuah system terintegrasi yang memberikan beberapa informasi antara lain:

Setup : Skema pengaturan sistem hotel

Visitor Profile : Informasi tamu-tamu hotel

Reports : Informasi dan laporan-laporan

Finance : Neraca, Rugi-laba, Pembukuan keuangan dan lainnya

Melalui modul ini pengelola Hotel terutama bagian admin & finance akan akan secara cepat, tepat, akurat, efektif dan effisien dalam melaksanakan tugasnya masing-masing

Brainware Management (Lima Tuntutan Kemampuan menjadi Pemimpin)

Ada lima tuntutan yang harus dipenuhi untuk menjadi pemimpin masa kini - sebagai Pemimpin Super - bahkan untuk masa mendatang. Kekurang mampuan memenuhi salah satu saja dari lima tuntutan ini membuat kepemimpinan seseorang menjadi rendah efektivitasnya. Lima tuntutan kemampuan yang merupakan satu kesatuan tersebut adalah :

1. Cermat : diartikan teliti dalam menerima informasi. Pengkajian silang selalu dilakukan ( check and recheck ). Mampu berfikir dan bertindak sesuai dengan nalar yang sehat dan tidak begitu saja dapat dipengaruhi orang lain.Untuk itu tentunya ia harus memiliki wawasan yang luas agar dapat bertindak cermat dan benar ( general knowledge ).Ia harus selalu mau dan mampu untuk belajar secara terus menerus. Dengan perkataan lain, ia memiliki budaya belajar ( learning culture ).
   
2. Amanah : dimaksudkan sebagai mampu untuk dipercaya dalam melaksanakan tugas/pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Tentunya, tidak akan terjadi penyalahgunaan kekuasaan, kepercayaan, ataupun titipan yang diperikan kepadanya. Dia tahu apa tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya dan berupaya memenuhinya dengan sebaik-baiknya.Maka, dia tidak akan mau menerima amanah bila amanah tersebut tidak akan dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya. Penerima amanah tidak hanya bertanggung jawab pada orang yang memberi amanah, tetapi dia juga merasa harus mempertanggungjawabkan lebih jauh lagi pada Sang Pencipta.Tanggung jawab tersebut adalah dengan tidak menyalahgunakan amanah yang diterimanya, menjaga dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat sekitar, dan menjaga kelestarian alam dalam arti luas. Jadi bukan bertindak sewenang-wenang karena merasa kebetulan dengan amanah tersebut dia memiliki kekuasaan tertentu.
3. Memiliki keterampilan sesuai dengan tuntutan tugas,pekerjaan, dan tanggungjawab yang dipercayakan kepadanya. Tanpa keterampilan ini seseorang tidak akan mungkin mampu memahami bagaimana cara melaksanakn tugas pekerjaannya dengan baik. Dalam hal ini termasuk keterampilan membangun sinergi dengan orang lain dalam upaya melaksanakan tugas dan pekerjaan agar berhasil dengan baik.
4. Mampu berkomunikasi dengan baik dengan berbagai cara komunikasi. Kemampuan komunikasi ini digambarkan dalam bentuk mampu untuk menyampaikan informasi dengan efektif dan mampu menyakinkan orang lain dengan baik.Kemampuan ini merupakan salah satu pilar untuk memperoleh kepercayaan dan rasa hormat dari orang lain. Dalam hal ini tidak akan terjadi masalah yang disebabkan kekeliruan dalam komunikasi (miscommunication).
5. Memiliki Integritas dan Konsistensi yang tinggi. yang dimaksud dengan integritas adalah satu kata dengan pikiran, perasaan, dan perbuatan. Tidak dikenal apa yang disebut dengan "agenda tersembunyi" (the hidden agenda) dalam berinteraksi dengan orang lain. Konsistensinya yang tinggi membuat orang lbih mudah memahami apa yang dikatakan ataupun dilakukannya.

Hanya dengan memenuhi lima tuntutan ini seseorang akan mampu membangun rasa percaya diri dan rasa hormat dari orang lain dan dari dirinya pada orang (timbal balik).

Brainware Management berperan besar dalam membantu memenuhi kelima tuntutan ini, melalui antara lain pemahaman mengenai diri sendiri dan orang lain, kemampuan mengerahkan potensi diri, memotivasi diri sendiri dan sebagainya. Brainware Management membantu meningkatkan kemampuan kepemimpinan melalui penguasaan tiga unsur dalam melibatkan manusia seutuhnya. Ketiga unsur dimaksud adalah Body & Mind-Brain/Mental-Emotions yang saling terkait satu sama lain, dengan tentunya tetap berlandaskan hati nurani.

Referensi : Taufik Bahaudin, Brainware Management, Generasi Kelima Manajemen Manusia,
"Memenangkan "knowledge to knowledge Competition" menyongsong Era Millenium.

Dampak Positip Penerapan Sistem Teknologi Informasi Sederhana di Bagian Keuangan

Dampak Positip Penerapan Sistem Teknologi Informasi Sederhana

di Bagian Keuangan

A.Sistem Teknologi Informasi

Sebelum kita bertanya mengapa sistem teknologi Informasi diperlukan ? kita harus mengetahui terlebih dahulu sifat pemikiran manusia dalam kemampuan memproses informasi dalam mengambil keputusan. Salah satu keterbatasan dari pemikiran manusia dibandingkan sistem informasi berkomputer atau Sistem Teknologi Informasi adalah pada kemampuan memindahkan informasi efektif dan rinci secara informal.Walau pikiran manusia dapat berisi sejumlah besar informasi,proses komunikasi sangat cepat melemah karena manusia tidak mampu menyerap rincian data yang begitu banyak juga rincian informasi secara lisan biasanya tidak dapat dipangil secara lengkap – yang biasanya akan terlupakan atau diingat secara tidak lengkap.Selain itu pemrosesan informasi pada manusia sangat cenderung-galat(error-prone) dibanding pemrosesan informasi dengan komputer.

Dengan menyadari adanya kelemahan manusia dalam pemrosesan informasi terutama pada manajemen di suatu perusahaan yang akan berdampak pada kemajuan perusahaannya, maka Sistem Informasi yang berteknologi (Sistem Informasi Teknologi ) sagat penting diterapkan dalam suatu perusahaan. Contoh dengan menggunakan teknologi komputer cetakan(printout) komputer dapat disimpan dan dirujuk kembali guna menyegarkan ingatan.

Meskipun kita sudah menngunakan teknologi komputer dalam membantu suatu informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajemen perusahaan, namun tanpa suatu sistem ,penggunaan teknologi komputer untuk penyediaan informasi pada suatu perusahaan dapat dikatakan belum secara maksimal dilakukan.

A.1. Definisi Sistem

LUDWIG VON BARTALANFY,

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur - unsur tersebut dengan lingkungan.

ANATOL RAPOROT,

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

L.ACKOF,

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling ketergantung satu sama lainnya.

Syarat – syarat sistem :

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan

3. Adanya hubungan diantara elemen sistem

4. Unsur dasar dari proses ( arus informasi, energi, material ) lebih penting daripada elemen

sistem.

5. Tujuan organisasi lebih penting daripada tujuan elemen.

Model sistem sederhana

Model sistem banyak Input dan Output

A.2. Pengertian Sistem Informasi

Yang dimaksud dengan sistem informasi tidak hanya melibatkan komputer. Sistem Informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis komputer ( Vomputer-Based Information System atau CBIS ).

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja,informasi,orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. (Alter,1992)

Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk yang lebih berguna.

( Bodnar dan Hopwood 1993)

Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan,diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.

( Hall, 2001).

A.3. Teknologi Informasi

Menurut kamus Oxford (1995),Teknologi Informasi adalah studi atau penggunaan peralatan elektronik, terutama komputer untuk menyimpan, menganalisa dan mendistribusikan apa saja termasuk kata-kata,bilangan, gambar.

Lucas (2000) menyatakan bahwa teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis.

Dari gambaran diatas kita dapat memahami apa yang dimaksud dengan Sistem Teknologi Informasi. Dalam Sistem Teknologi Informasi, serumit apapun atau sesederhana apapun pengembangannya,terdapat satu inti dan tujuan yaitu menghasilkan informasi itu sendiri, Sesederhana apapun Sistem Teknologi Informasi yang dikembangkan, jika bisa menghasilkan informasi yang diharapkan, maka pengembangannya bisa dikatakan berhasil, namun dilain pihak, secanggih apapun Sistem Teknologi Informasi yang dikembangkan, jika tidak dapat menghasilkan informasi yang diharapkan,maka pengembangan Sistem Teknologi Informasi yang canggih tersebut dikatakan gagal.

B.Tujuan penggunaan Sistem Teknologi Informasi

Masih banyak perusahaan-perusahaan yang meragukan dalam kehandalan/ keuntungan bagi perusahaan dalam menerapkan Sistem Teknologi Informasi yang telah merupakan paket-paket aplikasi yang teritegrasi dalam sebuah metode outsoucing biasa disebut ERP (Enterprise Resource Planning ). Untuk itu dengan sistem teknologi informasi yang sederhana ( skala kecil ) di bagian keuangan dengan program –program sederhana yang menghubungkan komputer satu ke komputer lainnya akan memberikan gambaran bahwa dengan menerapkan sistem teknologi informasi perusahaan akan memperoleh beberapa keuntungan.

Keuntungan yg bisa diukur

- Penurunan tenaga kerja secara total
- Peningkatan service level
- Peningkatan kontrol keuangan

- Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Tujuan dari penggunaan Sistem Teknologi Informasi di bagian keuangan adalah :

- Meningkatkan efisiensi perusahaan dengan ketelitian yang baik

- Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan

mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

sistem satu input dan banyak output

C. Penerapan Sistem Teknologi Informasi sederhana di bagian Keuangan VS Sistem Informasi Tradisional

Konvensional ( Sistem Informasi Tradisional )

Penjelasan

A -> Staf Bag.Pajak

B -> Staf Bag Adm.keuangan

C -> Supervisor Keuangan

D -> Bendahara

E -> Pembayaran ke Rekanan

F -> Staf Bag.Akuntansi

G -> Staf Bag.Anggaran/Realisasi Angaran

1 -> Tagihan dari rekanan

2 -> 13 adalah Penjalanan staf membawa printout dalam penyelesaian administrasi

pembayaran

Sistem Teknologi Informasi Terintegrasi

Penjelasan

A -> Staf Bag.Adm.Keuangan termasuk Pajak,Anggaran

B -> Supervisor Keuangan

C -> Bagian Akuntansi

D -> Bendahara

E -> Pembayaran ke Rekanan

1 -> Tagihan dari rekanan

2 -> 5 adalah Perjalanan data melalui komputer sentral

D.Kesimpulan

Dilihat dari perbandingan antara Sistem Teknologi Informasi VS Konvensional (Sistem Informasi Tradisional) terlihat Jelas keuntungan yang dapat diukur antara lain :

- Efisiensi Biaya pegawai

- Efisiensi waktu kerja

- Kecepatan Administrasi pembayaran,laporan keuangan dll.

- Efisiensi Penggunaan Kertas,listrik.

- Dapat memaksimalkan kinerja pegawai.

- Ketelitian yang lebih akurat dari dari satu sumber data.

Dengan melihat dampak positip yang timbul dengan menggunakan Sistem Teknologi Informasi maka diatas kita dapat menjawab mengapa Sistem Teknologi Informasi diperlukan dalam suatu perusahaan.

E.Referensi

- Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen (George M.Scott)

- Artikel Mengenal Sistem Teknologi Informasi (Didin Nugraha)