Peranan Financial Controller dalam Efektifitas & Kelaikan dari Penggunaan Anggaran Perusahaan

What and why budgeting

Bisa dikatakan budget (anggaran) adalah pernyataan formal dari perusahaan mengenai: rencana-renacan, goals, serta tujuan dari perusahaan yang mencakup semua aspect operasional untuk periode tertentu. Budget adalah tool yang bisa dijadikan map (peta) yang akan menjadi penunjuk arah menuju ke sasaran, kemana perusahaan akan melangkah. Budget juga menyediakan control serta penguasaan terhadap aspek-aspek keuangan perusahaan serta mengidentifikasi dan menentukan jalan keluar atas masalah-masalah yang akan timbul di dalam pengelolaan usaha, dimana budget akan menjadi filter (=penyaring) yang akan menjadi panduan di dalam menentukan pilihan-pilihan sebelum ”decision making (pengambilan keputusan)” benar-benar diimplementasikan.

Banyak Kasus di suatu organisasi tidak dapat terselsaikan seluruhnya karena tidak ditepatinya waktu penyelesaian (dedline), anggaran yang berlebih, dan kegiatan lain yang menyimpang dari rencana semula, dengan kasus yang ada tersebut maka budgeting dapat disebut juga sebagai perencanaan keuangan perusahaan untuk mengendalikan (read: controls) opersional serta hasil yang diharapkan dapat dicapai pada periode-periode mendatang. Budget ditunjukkan dengan angka-angka (rupiah/dollar, unit, berat, volume, jam, sumber daya manusia dll). Hal ini diperlukan untuk tujuan pengukuran yang lebih effective. Jika budgeting dilaksanakan dengan sungguh-sungguh dan effective, budget bisa menjadi alat yang menghasilkan management yang systematis dan productive. Budgeting sekaligus bisa memfasilitasi control, komunikasi serta memotivasi pegawai dan pekerja di perusahaan.

Budgeting mengalokasikan dana untuk pencapaian yang diinginkan. Budget mencakup perencanaan berbagai jangka (masa):

1. Short term plan (one year or less, which is usually the case), untuk maksud ini budget yang dibuat bersifat lebih rinci dan specific.
2. Intermediate plan (two to three years), budget ini biasanya dimaksudkan untuk untuk mengevaluasi projects yang sedang dijalankan dan merupakan titik permulaan untuk pencapaian objective perusahaan yang bersifat jangka panjang.
3. Long term plan (three years or more), bersifat sangat luas, dan biasanya di-break-down menjadi plan serta budget-budget jangka pendek.

Selanjutnya budget tersebut akan membutuhkan analysis dan study-study mengenai:

1. Historical information: Informasi-informasi dari periode-peride sebelumnya
2. Current trends: Trend pada periode berjalan
3. Industry norms: Norma-norma serta ke-lazim-an industry pada umumnya

Effective budgeting membutuhkan kehadiran element-element pembentuk di bawah ini:

1. Predictive ability (kemampuan prediksi)

2. Clear channels of communication, authority, and responsibility (saluran komunikasi,

otoritas serta tanggung jawab yang jelas)

3. Accounting - generated accurate, reliable, and timely information (hasil informasi

akuntansi yang akurat, dapat dihandalkan, serta tepat waktu)

4. Compatibility and understandability of information (informasi yang sesuai serta dapat

dipahami).

5. Support at all levels of the organization: upper, middle, and lower (mendukung semua

tingkat jabatan dalam perusahaan, i.e: top, middle dan lower level).

Syarat yang harus dipenuhi apabila program anggaran ingin berhasil :

1. Organisasi perusahaan yang sehat

Organisasi yang sehat yaitu organisasi yang membagi tugas fungsional dengan jelas dan menentukan wewenang dan tanggung jawab yang tegas.

2. Sistem Akuntansi yang memadai

a. Penggolongan yang sama antara anggaran dan realisasinyasehingga dapat diperbandingkan dan dihitung penyimpangannya.

b. Pencatatan akuntansi terhadap transaksi akan memberikan informasi dan realisasi anggaran.

c. Laporan yang disajikan dapat dibuat sesuai dengan penentuan tingkat pertanggungjawabandari bagian atau individu didalam perusahaan.

3. Penelitian dan Analisa

Penelitian dan analisa diperlukan untuk menetapkan alat pengukuran prestasi yang dapat berupa standar atau taksiran, sehingga anggaran dapat dipakai dasar analisa untuk mengukur prestasi yang baik.

4. Dukungan dari para Pelaksana

Angaran dapat berjalan dengan baik apabila ada dukungan aktif dari pelaksana dari tingkat atas maupun bawah, hal ini menyangkut hubungan antar manusia dalam melaksanakan kegiatan.

Pengawasan ( Controlling ) penggunaan Anggaran

Pengawasan dapat disebut juga sebagai appraising atau correcting. Pengertian pengawasan yaitu penjamin pencapaian tujuan organisasi. Jadi disini ada kaitan yang erat antara pengawasan dan perencanaan. Langkah awal suatu pengawasan sebenarnya adalah perencanaan dan penetapan tujuan berdasarkan pada standar atau sasaran. Menurut Robert J.Mokler, The Management Control Process,Prentice Hall,Englewood Cliffs, 1972, halaman 2 , pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Hubungan pengawasan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya

Bentuk-Bentuk Pengawasan

A. Pengawasan Pendahuluan ( Feedforward Control, Steering Controls) :

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standard an memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan.Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

B. Pengawasan Concurrent (Concrurrent Control) :

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”,dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

C. Pengawasan Umpan balik ( Feedback Contrul,Past-Action Control ):

Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau sesuai dengan standar.

Tahap Proses Pengawasan

1. Tahap Penetapan Standar :

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam mengambil keputusan.

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan :

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan :

Berupa proses yang berulang-ulang dan kontinue yang berupa atas pengamatan, laporan, metode, pengujian dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan:

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambil keputusan bagi manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi :

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Kesimpulan :

Agar suatu pengendalian biaya dapat terlaksana dengan baik, di samping pelakunya harus menguasai masalah-teknis serta tersedianya prosedur dan perangkat penunjang, dalam perusahaan ini diperlukan suatu suasana atau kondisi yang mendukung, antara lain:

· Sikap sadar anggaran, dimana berarti semua pihak penyelenggara kegiatan menyadari dampak kegiatan yang dilakukan terhadap biaya.

· Selalu berpikir untuk mencari alternatif yang dapat menghaslkan penghematan biaya.